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So gelingt Unternehmen die Workflow-Automatisierung des E-Mail-Verkehrs

Unternehmen mit komplexen E-Mail-Infrastrukturen müssen heute häufig eine immer größere Menge an Nachrichten sinnvoll verwalten und absichern. Denn E-Mails sind nicht nur integraler Bestandteil jedes digitalen Arbeitsplatzes, sondern auch vieler unternehmenskritischer Geschäftsprozesse.

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Den Kommunikationskanal E-Mail mit all seinen technischen und organisatorischen Herausforderungen unter Kontrolle zu behalten, stellt höchste Anforderungen an IT-Verantwortliche. Mit der Predelivery Logic bietet Retarus hier eine innovative Lösung, mit der E-Mails nach individuellen Regeln analysiert, optimiert oder umgeleitet werden. Der Service leistet als Teil der Retarus Secure Email Platform einen entscheidenden Beitrag zur Automatisierung und Beschleunigung von Geschäftsprozessen.

Unternehmen mit komplexen E-Mail-Infrastrukturen müssen heute häufig eine immer größere Menge an Nachrichten sinnvoll verwalten und absichern. Denn E-Mails sind nicht nur integraler Bestandteil jedes digitalen Arbeitsplatzes, sondern auch vieler unternehmenskritischer Geschäftsprozesse. E-Mail- Kommunikationslösungen aus der Cloud bieten dabei einen klaren Wettbewerbsvorteil für Unternehmen. Hier kommt die Retarus Secure Email Platform in Spiel. Sie bietet nicht nur Schutz vor Cyberangriffen, beispielsweise durch die frühzeitige Erkennung unbekannter Bedrohungen sowie Lösungen für Verschlüsselung und Archivierung, sondern auch innovative Infrastruktur-Services wie die Predelivery Logic. Mit der Predelivery Logic erhalten Unternehmen einen Werkzeugkasten, der es IT-Verantwortlichen ermöglicht, ihren E-Mail-Verkehr auf Basis selbst definierter Regeln zu kontrollieren, zu organisieren oder anzupassen. So werden beispielsweise eingehende E-Mails, noch bevor sie an die eigene Infrastruktur zugestellt werden, automatisch nach individuellen Regel werken weiterverarbeitet. Folglich verfügen IT-Verantwortliche wieder über mehr Ressourcen, Innovationen voranzutreiben, die sich positiv auf Geschäftsprozesse und -umsatz auswirken.

Umfassende Kontrolle des eingehenden E-Mail-Verkehrs

Mit der Predelivery Logic von Retarus lässt sich der eingehende E-Mail- Verkehr automatisiert und effizient kontrollieren. Flexible Kombinationsmöglichkeiten aus Bedingungen und Aktionen ermöglichen beim Definieren der Regelwerke nahezu unbegrenzte Einsatzszenarien. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Unternehmen seine E-Mail-Infrastruktur On-Premises oder in der Cloud betreibt. Der Service spielt sogar gerade in hybriden Umgebungen seine Vorteile voll aus. Mit der Predelivery Logic werden E-Mails schon zum Zeitpunkt der Interaktion mit der Retarus Enterprise Cloud auf Ebene des Secure Email Gateways weiterverarbeitet. Dies ermöglicht maximale Flexibilität, die serverseitige oder auf einzelne Postfächer beschränkte lokale Regelwerke nicht bieten können. Denn wenn sich die E-Mail erst einmal in der eigenen IT-Landschaft befindet, lassen sich viele Sicherheitsregeln und -maßnahmen nicht mehr umsetzen.

Innovative Vorselektion anhand Sprache und Inhalt

Der Funktionsumfang der Retarus Predelivery Logic reicht deutlich über den einer Policy Engine hinaus. Denn neben einem User-abhängigen Routing von E-Mails an bestimmte Server beziehungsweise Standorte des Firmennetzes oder Tochterfirmen liefert die Predelivery Logic einen entscheidenden Beitrag, um Geschäftsprozesse zu automatisieren. Es ist beispielsweise möglich, E-Mails anhand ihres Inhalts oder ihrer Sprache zu verarbeiten. So lassen sich etwa Nachrichten an Funktionspostfächer automatisch vorsortieren. Die E-Mail wird dann direkt an die Server der richtigen Landesgesellschaft oder an die zuständige Abteilung eines Unternehmens geroutet, sobald sie empfangen wird. Durch die automatische Vorselektion (etwa an info@- oder support@-Adressen) profitieren beispielsweise Contact Center von einer deutlich effizienteren E-Mail- Bearbeitung. Darüber hinaus ist es möglich, E-Mails vollautomatisch und regelabhängig zu verändern – vom Umschreiben der Adresse bis hin zum Hinzufügen eines Schlagworts in der Betreffzeile.

Automatische Isolierung basierend auf GeoIP

Zusätzlich erlauben es die Regelwerke der Predelivery Logic, E-Mails nach landesspezifischer Herkunft („Source IP Country“) zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen automatisch einzuleiten, beispielsweise wenn seitens des Unternehmens aufgrund der aktuellen politischen Lage der Bedarf entsteht, alle Nachrichten aus bestimmten Regionen oder Ländern vorsorglich zu isolieren – sei es aus reinen Sicherheitserwägungen oder auch aufgrund interner Compliance-Vorgaben. Je nach Konfiguration lassen sich Nachrichten beispielsweise in die User-Quarantäne leiten oder komplett blockieren.

Professionelle Kommunikation über den Outbound-Kanal

Mit der Retarus Predelivery Logic lassen sich individuelle Regelwerke nicht nur für eingehende Nachrichten, sondern auch für den Outbound-Kanal festlegen. Ob Spin-off von Tochtergesellschaften, Carve-out, Zukäufe, Fusionen oder schlicht ein Rebranding – idealerweise sollen Mitarbeiter bereits zum Stichtag unter dem richtigen Firmennamen auftreten. Mit der Predelivery Logic lassen sich beispielsweise die Unternehmensbezeichnung oder -Domain überprüfen. Fehlerhafte oder nicht aktuelle Firmennamen werden automatisiert umgeschrieben. Auf diese Weise treten Mitarbeiter gegenüber Kunden und Partnern stets professionell in Erscheinung, sei aus Marketing- oder aber aus juristischen Gründen. Zusätzlich lässt sich per Retarus Email Live Search Monitoring der Weg einer Nachricht durch die gesamte Verarbeitungskette nachvollziehen. Wie bei anderen Regeln der Retarus Predelivery Logic können Administratoren die Richtlinien jederzeit individuell anpassen und beispielsweise das Rewriting nur für bestimmte Abteilungen oder einzelne Benutzer vornehmen lassen.

Umfassender Support und höchste Datenschutz- Standards Retarus stellt die Predelivery Logic als zentralen Self-Service über das webbasierte Enterprise Administration Services (EAS) Portal bereit. Alle Regeln lassen sich dort transparent über einen Editor anlegen, verändern und priorisieren. In die eigentliche E-Mail-Infrastruktur des Unternehmens wird dazu nicht eingegriffen. Darüber hinaus stehen die Retarus- Experten Kunden bei der Umsetzung individueller Regeln für eine effiziente E-Mail- und Workflow-Automatisierung per 24/7-Support in der jeweiligen Landessprache beratend zur Seite. So lassen sich Probleme durch Zeitmangel oder noch unklare Organisationsstrukturen vermeiden und auch vorübergehende Maßnahmen schnell und mit geringem Aufwand umsetzen. Die Fehleranfälligkeit manueller Eingriffe reduziert sich dadurch deutlich.

Auch hinsichtlich Datenschutzes, gesetzlichen Vorgaben und Compliance sind Unternehmen, die auf die Retarus Secure Email Platform setzen, auf der sicheren Seite. Denn Retarus setzt gezielt auf Local Processing, verarbeitet alle Daten in selbst betriebenen, auditierbaren Rechenzentren und erfüllt neben branchenspezifischen Standards und DS-GVO-Vorgaben auch höchste Compliance-Anforderungen.

Sie sind neugierig geworden und wollen mehr über die Retarus Secure Email Platform und die Predelivery Logic erfahren? Dann besuchen Sie Retarus auf der diesjährigen it-sa in Nürnberg in Halle 7, am Stand 502.

www.retarus.de

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