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Drei Gründe, E-Mail-Anhänge über die Cloud zu verschicken

Warum Cloud-Anhänge die bessere Alternative sind 

Nach wie vor ist es beim Versenden von Dateien via E-Mail üblich, diese als „physische“, lokale Anhänge beizufügen. Das Problem: Diese Methode ist vergleichsweise langsam, unübersichtlich und mit einer Reihe von Sicherheitsrisiken verbunden. Doch es gibt eine gute Alternative: Anstatt als Anhang können Sie Dateien auch als Links zu einem Cloud-Speicher Ihrer Wahl per E-Mail versenden. 

Unter Cloud-Anhängen versteht man Dateien, die zuerst auf einen Cloud-Speicherdienst hochgeladen und anschließend als Link in einer E-Mail verschickt werden. Der Empfänger klickt nach Erhalt der E-Mail einfach auf den Link und kann sich die gewünschten Dateien entweder vom Cloud-Server herunterladen oder sie lediglich dort ansehen. 

Besonders vorteilhaft ist es, wenn ein E-Mail-Client möglichst viele verschiedene Cloud-Anbieter unterstützt. Schließlich nutzen die verschiedenen Kommunikationspartner unterschiedliche Cloud-Anbieter. Zu den meist genutzten zählen etwa OneDrive, Google Drive, DropBox, OwnCloud und Nextcloud. 

Je nach Fähigkeiten des jeweiligen Cloud-Anbieters gibt es verschiedene Optionen und Funktionen, was genau jemand mit einem Cloud-Anhang tun kann. Oftmals ist der volle Funktionsumfang nur mit einem Premium-Abonnement des Cloud-Speicherdienstes verfügbar. 

Warum Cloud-Anhänge verwenden? 

Die Verwendung von Cloud-Anhängen bietet viele Vorteile gegenüber lokalen Anhängen. Hier sind die drei wichtigsten:

 

1. Größe:

E-Mails mit Cloud-Anhängen sind deutlich kleiner als solche mit lokalen Anhängen. Das ist vor allem dann sehr nützlich, wenn große Dateien wie etwa Bilder oder Videos oder eine große Anzahl an Dateien zu versenden sind. Die meisten Posteingänge akzeptieren Mails nur bis zu einer überschaubaren Gesamtgröße. Zu große Anhänge könnten also dazu führen, dass die E-Mail vom Empfänger wegen eines zu großen Anhangs blockiert wird oder im Spam-Ordner landet. Bei Cloud-Anhängen besteht diese Gefahr nicht. Zudem kann die E-Mail wegen der geringeren Größe deutlich schneller geöffnet werden, was insbesondere Nutzer in Gebieten mit schlechter Internetverbindung zu schätzen wissen. Schließlich gibt es in der Cloud keine Obergrenze für die Gesamtgröße der gesendeten Dateien – ganz im Gegensatz zu lokalen Anhängen. Die einzige Begrenzung ist ein Limit im Cloud-Speicher.

 

2. Aktualität:

Bereits gesendete Dateien können jederzeit weiter aktualisiert oder auch entfernt werden. So sieht der Empfänger automatisch stets die neueste Version der gesandten Datei beziehungsweise kann mit dieser weiterarbeiten. Da nicht bei jeder Änderung beziehungsweise Aktualisierung eine neue E-Mail mit neuem Anhang verschickt werden muss, greift der Empfänger garantiert immer auf den richtigen Anhang zu. Gerade für Teams, die oft an gemeinsamen Dokumenten arbeiten, ist das ein großer Vorteil.

 

3. Sicherheit:

Cloud-Anhänge ermöglichen deutlich mehr Sicherheitseinstellungen als lokale Anhänge. So können beispielsweise durch einen Kennwortschutz und ein Verfallsdatum zusätzliche Sicherheitsebenen für Dateien hinzugefügt werden. Des Weiteren lässt sich definieren, wozu genau der Empfänger berechtigt sein soll, etwa ob er ein Dokument nur lesen oder auch bearbeiten darf. Das ermöglicht eine bessere Kontrolle über Daten und macht das Senden von Dateien insgesamt sicherer.

 

Fazit 

Durch die Verwendung von Cloud-Anhängen anstatt lokaler Anhänge wird die E-Mail-Kommunikation schneller und einfacher. Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten fällt leichter, zumal alle Teammitglieder stets die aktuelle Version erhalten. Das Plus an möglichen Sicherheitseinstellungen macht Cloud-Anhänge zur Methode der Wahl, wenn ein hohes Maß an Sicherheit bei der Zusammenarbeit im beruflichen oder privaten Umfeld gefordert ist.

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Foto: Michal Bürger, CEO und Mitgründer von eM Client.

 

 

 

 

Teaserfoto: © Adobe Stock/blackboard