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Ordnung ins Datenchaos

Dank neuer Datenkultur die Sicherheit und Effizienz für Unternehmen heben

Die Unternehmensserver ächzen zunehmend unter einer steigenden Last an Daten: Zu relevanten, geschäftskritischen Daten gesellen sich veraltete und redundante Dateien sowie Dateien ohne bekannten Nutzwert – sogenannte Dark Data. Gerade diese stellen aber nicht nur wegen Ihres Speicherbedarfs eine Belastung dar – sie bedeuten für das Unternehmen einen veritablen Kostenfaktor und nicht selten auch ein Sicherheitsrisiko. Daher benötigen Unternehmen Strategien, um dessen Herr zu werden und nachhaltig mit Daten umzugehen.

Deutsche Unternehmen verzeichnen ein stetig wachsendes Aufkommen von Daten. Teilweise werden diese von Mitarbeitern unsystematisch im Unternehmensnetzwerk oder schlicht auf dem lokalen Rechner abgelegt. Dass sich so mit der Zeit beträchtliche Datenmengen anhäufen, ist unausweichlich. Aber nicht nur arbeitsrelevante Daten speichern die Mitarbeiter ab, sondern auch Privates wie Fotos und persönliche Dokumente sowie nicht autorisierte Software. Im Durchschnitt kommen auf jeden Mitarbeiter rund 20.000, teilweise auch mehr Dateien.

Eine passende Strategie durchleuchtet die angesammelten Berge an Daten und räumt diese auf, wobei Softwarelösungen als Tools eine wichtige Hilfestellung leisten können. Davon abgesehen ermöglicht den Unternehmen jedoch erst die Etablierung einer neuen Datenkultur mitsamt Richtlinien und Verantwortlichkeiten ein proaktives Handeln gegen das unkontrollierte Wachsen neuer unstrukturierter Daten. Mit einem solchen Umdenken lässt sich das Entstehen von Datenbergen zukünftig erfolgreich verhindern.

Die Daten, die dabei auf dem PC oder dem Server landen, lassen sich drei Typen beziehungsweise Gruppen zuordnen: Daten mit Auswirkung auf Betrieb und wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens, sogenannte unternehmenskritische Daten. In einer zweiten Kategorie lassen sich alle ROT-Daten verorten, also Daten die redundant, obsolet bzw. veraltet und/oder trivial sind. In der letzten Kategorie findet sich die Dark Data, also alle Daten mit (noch) unbekanntem Nutzwert. Diese kann sowohl unternehmenskritisch, als auch wertlos sein. In Deutschland liegt die Rate an solcher Dark Data in Unternehmen bei beachtlichen 66 Prozent. Kein anderes Land in Europa verzeichnet eine höhere Dark-Data-Rate.

Aus Statistiken lässt sich dabei eine interessante Tendenz ablesen: Während die Anzahl der relevanten Daten relativ gleichbleibt, verdoppelt sich die Menge der ROT-Daten alle zwei bis drei Jahre. Außerdem beträgt der Anteil der tatsächlich vom User genutzten Daten bereits heute weniger als 20 Prozent – Tendenz fallend.

Unstrukturierte Daten: Bremsklotz und Schwachstelle für Unternehmen

Massenhafte Häufungen unstrukturierter Daten führen unweigerlich zu Problemen. Nur noch das geringste stellt davon der Speicherplatzbedarf dar, da Speicherkapazitäten im Allgemeinen stetig steigen. Waren es früher noch Festplatten, mit denen Admins ihre Server ausstatteten, bieten Auslagerungen von Dateien in Cloudservices heutzutage nahezu unbegrenzten Speicherplatz.

Mehr als 20 verlorene Arbeitstage pro Jahr - und pro Mitarbeiter

Haben sich jedoch erst einmal Datenberge angehäuft, beginnt das Suchen. Mitarbeiter wenden etwa zehn Prozent ihrer Arbeitszeit für das Suchen von Dokumenten auf, die in chaotisch und unsystematisch organisierten Verzeichnissen abgelegt sind, so eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung. In Relation zum Regelfall einer Vollzeitkraft mit 40-Stunden-Woche sind das beachtliche vier Stunden pro Mitarbeiter.

Mit dem steigenden Zeitaufwand nehmen schließlich auch die Kosten zu. Tatsächlich führt ineffizientes Arbeiten aufgrund fehlender produktiver Ablagestrukturen von Daten dazu, dass Unternehmen ganze Milliarden-Beträge verschwenden. Darunter leidet auch die Unternehmenssicherheit: Wenn unklar ist, welche personenbezogenen und damit schützenswerten Informationen wo gespeichert sind, beeinträchtigt dies den Datenschutz. Zudem ist ein solches System nur unzureichend dazu in der Lage, sicherheitsrelevante oder vertrauliche Daten zu sichern. Hinzu kommen Bremsklötze wie ein enormer Anstieg von Backup-Zeiten und ein erhöhter Aufwand an Ressourcen für Verwaltung und Personal.

Was sich als fatal erweist: Führungsetagen vieler deutscher Unternehmen verkennen, dass explosionsartig zunehmende Datenvolumina mit solch negativen Auswirkungen einhergehen. Der Wildwuchs an Dark Data gedeiht somit fröhlich weiter, Betriebskosten nehmen unkontrolliert zu und Sicherheitsrisiken werden nicht adressiert.

Drei oft etablierte Verhaltensweisen sowohl auf Unternehmensebene als auch auf individueller Ebene verschärfen die Problematik: IT-Strategien und -budgets orientieren sich oft allein an Datenvolumen - nicht nach geschäftlichem Nutzwert. Die Folge davon ist die Einführung von immer mehr Cloud-Anwendungen und -speicher unter der falschen Annahme, dass es sich um kostenfreien Speicher handele. Und zuletzt gehen Mitarbeiter davon aus, dass sie die IT-Ressourcen des Unternehmens kostenfrei auch für den persönlichen Gebrauch nutzen dürfen.

Probleme hinsichtlich Klassifizierung und Verhalten klar adressieren

Nur wenn Unternehmen die der Situation zugrundeliegenden Klassifizierungs- und Verhaltensprobleme lösen, schaffen sie langfristig eine Besserung. Oftmals ist das aber keine leichte Aufgabe: Auch zum Aufräumen braucht es verlässliche Informationen. Diese fehlt jedoch, wenn Datenmengen als unstrukturierte oder semistrukturierte Daten mit keinerlei oder wenig (Meta-) Information über ihren Inhalt vorliegen. Man müsste also jede einzelne Datei auf ihren Nutzen hin überprüfen. Pikant: Dies müsste durch denjenigen geschehen, der die Datei ursprünglich angelegt hat. Die Identifikation des Dateiurhebers bedeutet aber weiteren Umstand, dessen Sinnhaftigkeit zudem infrage steht, da der Mitarbeiter auch schon längst aus dem Unternehmen ausgeschieden sein kann.

Mit neuer Datenkultur samt Information-Governance-Strategie Potentiale heben

Steigert sich die Effektivität im Umgang mit der Datenablage um realistische 25 Prozent, können Unternehmen damit schon beachtliche Potentiale erschließen. Rechnerisch können sie pro Mitarbeiter und Jahr rund fünf komplette Arbeitstage einsparen.

Unternehmen brauchen also eine Strategie, um die entsprechende Struktur, Ordnung und Transparenz auf dem Fileserver zu schaffen. Denn nicht nur Wissen, das im Unternehmen vorhanden ist, sondern auch der Zugang dazu stellt einen strategischen Erfolgsfaktor für jeden Betrieb dar.

Zwei Schritte ebnen dabei den Weg zum Erfolg. In einem ersten Schritt muss das Unternehmen die Datenlast bewältigen und sich davon befreien. Im Anschluss daran muss es eine Datenkultur mit angeschlossenen Prozessen entwickeln, die neben der Speicherung insbesondere die Löschung von Dateien regelt. Erst damit wird nachhaltig verhindert, dass neue Datenberge auftauchen.

Im ersten Schritt kann eine Software wie migRaven.24/7 zum Einsatz kommen. Mit Features wie zum Beispiel „Obsolete Data Report“ zeigt die Lösung auf, wo genau sich die Datenberge verbergen. Die Analyse- und Datenmanagementfunktion der Software hilft schließlich dabei, neue Namenskonventionen und Ablagekonzepte statt individueller Bezeichnungen zu entwickeln. Diese Konzepte gehören zum zweiten Schritt, der die Erschaffung und Pflege einer neuen Datenkultur vorsieht.

Wichtig ist es, dass sich das Unternehmen dabei nicht auf eine rein technische Lösung verlässt. Zwar können Software-Funktionen wie Data Retention (Aufbewahrungsrichtlinien für unstrukturierte Daten) die Effizienz steigern, indem Daten komplett aus dem Blickfeld der Nutzer verschwinden und dadurch Klickwege verkürzt werden; eine übergeordnete Information-Governance-Strategie ersetzt das aber nicht. Diese ist ein notwendiges Tool, die zum Beispiel Richtlinien für die rechtskonforme Speicherung von Daten oder für das Löschen von ROT-Dateien festlegt. Außerdem verschafft sie Klarheit in Sachen Dark Data und fördert konformes Nutzerverhalten. Dazu gehört auch ein Data-Owner-Konzept, das Datenverantwortliche benennt, die über Notwendigkeit von Daten bzw. deren Löschung entscheiden. Oft ist diese Aufgabe bei der IT angesiedelt, jedoch hat diese dafür in der Regel weder Ressourcen noch das Wissen.

Mit verbindlichen Richtlinien schaffen Unternehmen Ordnung, wodurch Mitarbeiter Daten schneller finden und das Aufkommen von Redundanzen unwahrscheinlicher wird. Allerdings muss die Führungsebene eine solche übergeordnete Strategie auch unterstützen, damit sie die notwendige Durchschlagskraft entwickelt. Dienstleister können Unternehmen mit individuellen Strategien unterstützen, eine solche Strategie zu konzipieren und Ordnung ins Datenchaos zu bringen.

Fazit

Liegen unstrukturierte Daten auf Unternehmensservern ab, kosten sie viel Geld. Sie beeinträchtigen außerdem die Effizienz der Mitarbeiter, gefährden zunehmend die Sicherheit des Unternehmens und führen mit exponentiellem Wachstum an Datenbeständen auch zu einem Ausufern dieser Probleme. Nur wenn Unternehmen die Altlasten in den Griff bekommen, können sie den Datenwildwuchs beenden. Ein erster Schritt sieht daher vor, die Server zu entrümpeln und Licht ins Dunkel der Dark Data zu bringen. In einem zweiten Schritt sollten sich Unternehmen dann eine Information-Governance-Strategie geben, und Richtlinien sowie Data Owner benennen, um eine neue Datenkultur aufzubauen. Nur mit dieser gelingt es, ein Datenchaos in der Zukunft zu verhindern.

Datenchaos

Thomas Gomell, Geschäftsführer aikux.com
Foto: aikux.com

Beitragsbild: cherezoff/Fotolia

 

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