Zahlungsverkehr am Wendepunkt: : Warum 2026 zum KI-Modernisierungsjahr wird : Neue EU-Regeln und KI-Automatisierung zwingen Unternehmen zur Erneuerung ihrer Finanzsysteme
Ab 2026 verschärft die Europäische Union die Regeln für Zahlungsverkehr und Datentransparenz. Gleichzeitig hält künstliche Intelligenz im Rechnungswesen Einzug. Unternehmen, die ihre Finanzsysteme jetzt nicht modernisieren, verlieren Effizienz, Geld und strategischen Anschluss.
Während viele auf das Jahresende blicken, richten Finanzchefs ihre Aufmerksamkeit auf 2026 – ein Jahr, das für Europas Zahlungsverkehr zum Wendepunkt werden dürfte. Fast die Hälfte der Finanzverantwortlichen sieht neue Vorschriften als größte Belastung in einer Umgebung, in der veraltete Software und historisch gewachsene Prozesse vielerorts die Modernisierung ausbremsen. „Oft fehlen Budgets, es mangelt an IT-Fachkräften oder komplexe, historisch gewachsene Strukturen erschweren die Modernisierung“, beschreibt Jonas Suijkerbuijk, Gründer und Geschäftsführer des schwedischen Zahlungsfintechs Billogram, die Situation.
Mit der neuen Payment Service Device (PSD3) und der neuen Zahlungsdienstleister-Verordnung erhöht die Europäische Union ab 2026 Schritt für Schritt die Anforderungen an Sicherheit, Transparenz und digitale Zahlungsprozesse. Gleichzeitig setzt sich künstliche Intelligenz im Finanzbereich durch: 63 Prozent der Chief Financial Officers haben KI bereits umfassend implementiert. „Entscheidend wird sein, wie KI gezielt eingesetzt wird, um Routineaufgaben zu automatisieren, Prozesse effizienter zu gestalten und die Zahlungsabwicklung zu optimieren“, so Suijkerbuijk. Automatisierte Abläufe, prädiktive Analysen und proaktive Mahnprozesse könnten erhebliche Zeit- und Personalkosten einsparen.
KI schon im Einsatz: Chatbots sprechen Kundensprache, Agent erledigt Routine
Laut aktueller Umfragen setzen Finanzentscheider im kommenden Jahr verstärkt auf Agentic KI, die eigenständig Routineaufgaben übernimmt. Trotzdem haben bislang nur 14 Prozent der Unternehmen einen KI-Assistenten vollständig integriert. Bedenken bestehen vor allem in sensiblen Bereichen wie Buchhaltung und Rechnungswesen: Wie lassen sich Risiko- und Compliance-Anforderungen erfüllen, wenn KI tief in Prozesse eingreift?
Suijkerbuijk fordert klare Leitplanken: „Die KI sollte nur innerhalb definierter Unternehmensrichtlinien arbeiten und sensible Aktionen wie das Löschen von Rechnungen nicht eigenständig ausführen. Alle Entscheidungen müssen protokolliert werden.“ Sind diese Grundlagen geschaffen, eröffnet die Technologie deutliche Vorteile: Routineaufgaben lassen sich automatisieren, Analysen verfeinern und Kundeninteraktionen beschleunigen.
Bereits heute ermöglichen in digitale Rechnungen integrierte Chatbots Antworten auf Fragen zu Beträgen, Fälligkeiten, Zahlungsmethoden oder Historien – direkt in der Sprache des Kunden. Komplexere Anliegen werden automatisch an Mitarbeiter weitergeleitet. Billogram arbeitet unterdessen an der nächsten Generation generativer KI, um die Funktion „Agentic Assist“ weiter auszubauen.
Schon bald Realität: Chatbots erkennen Zahlungsaufschübe, Invoicing personalisiert sich
„Moderne generative KI interpretiert Kundenanfragen viel besser als frühere Chatbots, sodass Routineanfragen fast vollständig automatisch bearbeitet werden können“, sagt Suijkerbuijk. Basierend auf klaren Regeln kann der Chatbot schon heute Zahlungsaufschübe gewähren, sofern das Unternehmen dies freigibt. Zukünftig soll Agentic Assist Mahngebühren automatisiert anpassen, Support-Tickets erstellen, effizientere Zahlungsmethoden empfehlen und direkt Kundenfeedback einholen.
Langfristig entsteht ein vernetztes KI-Ökosystem: Model Context Protocol und offene Schnittstellen ermöglichen den Austausch zwischen verschiedenen KI-Agenten aus Customer-Relationship-Management, Buchhaltung oder Drittanbietertools. Zahlungsprozesse lassen sich so flexibel anpassen, und personalisierte Kundenkommunikation wird zum Standard.
Rechnung 2030: Interaktive Datenobjekte statt reiner Zahlungsaufforderung
Für die kommenden Jahre zeichnet sich ein grundlegender Wandel im Umgang mit Rechnungen ab. „Sie werden zunehmend als interaktive Datenobjekte gestaltet, die Kunden unmittelbare Handlungsmöglichkeiten bieten“, erklärt Suijkerbuijk. Automatisierte Präferenzen helfen bei der Wahl des optimalen Zahlungszeitpunkts. Intelligente Systeme übernehmen Routineaufgaben, reagieren auf Kontextinformationen und ermöglichen Unternehmen deutlich bessere Transparenz über Cashflow und Zahlungsläufe.
Damit verändert sich die Rolle des Rechnungswesens grundlegend: weg von reaktiven Mahnprozessen, hin zu dynamischen, datengetriebenen Abläufen, die Kundenerlebnisse verbessern und Liquidität stabilisieren. Suijkerbuijk bringt es auf den Punkt: „Wer jetzt die Digitalisierung seiner Zahlungs- und Rechnungsprozesse vorantreibt, legt den Grundstein, um künftig effizienter zu arbeiten und strategische Entscheidungen auf Basis belastbarer Daten zu treffen.“
„Moderne generative KI interpretiert Kundenanfragen viel besser als frühere Chatbots, sodass Routineanfragen fast vollständig automatisch bearbeitet werden können“, so Jonas Suijkerbuijk, Gründer und Geschäftsführer des schwedischen Zahlungsfintechs Billogram.
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