Wie sich mit DMS die Löschfristen der DSGVO sicher managen lassen
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) macht die Einhaltung von Löschfristen zu einem entscheidenden Faktor im Umgang mit sensiblen Daten. Verstöße können Unternehmen teure Strafen und das Vertrauen ihrer Kunden kosten. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bietet sich als ideales Werkzeug an, um diese Anforderungen zu erfüllen und die DSGVO-Konformität sicherzustellen. So können Unternehmen Löschfristen effizient verwalten und ihre Datenstrategie optimieren.
In der heutigen digitalen Landschaft steht die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Unternehmen an oberster Stelle. Ein zentrales Werkzeug dabei ist das Dokumentenmanagement-System (DMS), das laut Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, entscheidend zur Erfüllung der komplexen Anforderungen der DSGVO beiträgt. „Ein DMS hilft, den Überblick über gespeicherte Daten zu behalten, Löschanfragen effizient zu bearbeiten und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten“, so Krekeler.
Das „Recht auf Vergessenwerden“ und seine Herausforderungen
Ein besonders relevanter Aspekt der DSGVO ist das „Recht auf Vergessenwerden“, das in Artikel 17 festgelegt ist. Unternehmen sind demnach verpflichtet, auf Antrag einer Person deren Daten zu löschen, wenn diese nicht mehr für den ursprünglichen Zweck benötigt werden oder die Erhebung unrechtmäßig war. Krekeler weist jedoch darauf hin, dass die DSGVO keine spezifischen Fristen für die Löschung von Daten vorschreibt. „Unternehmen müssen den Antrag unverzüglich bearbeiten, ohne schuldhaft zu verzögern“, erklärt er.
Vorteile eines zentralen DMS für die Datenlöschung
Für viele Unternehmen, die im Laufe der Jahre umfangreiche Datenbestände angehäuft haben, stellt dies eine erhebliche Herausforderung dar. Besonders kritisch wird es, wenn zahlreiche Kunden gleichzeitig von ihrem Recht auf Vergessenwerden Gebrauch machen. In solchen Fällen können verstreute Dokumente in verschiedenen Abteilungen und Aktenordnern das Auffinden und Löschen relevanter Daten stark erschweren.
Zentrale Speicherung und Integration in CRM-Systeme
Ein zentrales DMS kann hier erheblich unterstützen. Durch die zentrale Speicherung aller Dokumente eines Kunden wird die Lokalisierung erheblich erleichtert. Funktionen wie die Volltextsuche ermöglichen es, relevante Dokumente in Sekundenschnelle abzurufen. Darüber hinaus bietet die Integration eines DMS in das CRM-System zusätzliche Vorteile. Ein Löschantrag, der über das CRM eingeht, kann direkt im DMS bearbeitet werden, sofern eine entsprechende Schnittstelle vorhanden ist.
Automatisierte Prozesse zur Priorisierung von Löschanfragen
Moderne DMS-Lösungen ermöglichen es zudem, eingehende Löschanfragen automatisch zu priorisieren und deren Dringlichkeit je nach Zeitpunkt des Antragseingangs zu bewerten. Dies erhöht die Effizienz bei der Bearbeitung und hilft, Verzögerungen zu vermeiden.
Sichere Datenlöschung und Herausforderungen
Krekeler betont weiter, dass durch die korrekte Löschung von Daten im DMS sichergestellt werden muss, dass diese nicht wiederhergestellt werden können. „Die Gesetzgebung liefert keine klare Definition, was genau unter Löschen zu verstehen ist. Dennoch müssen Unternehmen sicherstellen, dass eine Wiederherstellung gelöschter Daten ohne unverhältnismäßigen Aufwand nicht mehr möglich ist“, ergänzt er.
Die Herausforderung, sowohl Aufbewahrungs- als auch Löschfristen einzuhalten, ist für viele Unternehmen zentral. Krekeler ist überzeugt: „Ein DMS kann hier entscheidend unterstützen, indem es die Lokalisierung und Verwaltung von Dokumenten erleichtert, automatisierte Prozesse ermöglicht und die Sicherheit der Daten gewährleistet.“ In Zeiten zunehmender Datenschutzanforderungen ist ein DMS somit nicht nur eine Unterstützung, sondern ein unverzichtbares Tool für Unternehmen.
Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler
