Wann sich KI wirklich rechnet : Fünf Fragen vor dem Projektstart

Künstliche Intelligenz (KI) ist inzwischen auch im Mittelstand angekommen. Doch technisch machbar bedeutet noch lange nicht wirtschaftlich sinnvoll. Artur Heidt, Geschäftsführer der KAMIE Solution Factory Deutschland GmbH, empfiehlt deshalb, KI-Projekte nicht bei der Technologie, sondern beim geschäftlichen Nutzen zu beginnen.

Welches Problem soll KI lösen?

Am Anfang sollte ein klar umrissener Geschäftsprozess stehen: Wo entstehen Wartezeiten, Medienbrüche oder repetitive Tätigkeiten? Besonders häufig finden sich geeignete Anwendungsfälle in gewachsenen Abläufen mit Excel-Listen, E-Mails oder stark personengebundenem Wissen.

Wer dagegen zunächst ein neues KI-Werkzeug auswählt und anschließend nach einem Einsatzgebiet sucht, riskiert Lösungen, die technisch funktionieren, im Unternehmen aber kaum Wirkung entfalten.

Ist der Nutzen messbar?

Vor Projektbeginn sollten konkrete Erfolgskriterien feststehen. Messbar sind beispielsweise kürzere Bearbeitungszeiten, weniger Fehler, geringerer manueller Aufwand oder schneller verfügbare Informationen.

In die Wirtschaftlichkeitsrechnung gehören jedoch nicht nur Lizenzkosten. Auch Integration, Schnittstellen, Datenaufbereitung, Betrieb, Schulungen und Prozessänderungen verursachen Aufwand. Erst der Vergleich dieser Gesamtkosten mit dem erzielten Nutzen zeigt, ob sich das Projekt trägt.

Reichen Qualität und Verfügbarkeit der Daten?

KI-Anwendungen sind auf geeignete Daten angewiesen. Im Mittelstand verteilen sich diese häufig auf Enterprise-Resource-Planning- (ERP), Customer-Relationship-Management- (CRM) Systeme, Dokumente, Tabellen, E-Mails und Fachanwendungen.

Vor dem Start muss daher geklärt sein: Welche Daten werden benötigt, wo liegen sie, wie aktuell und zuverlässig sind sie und darf die KI darauf zugreifen? Eine vollständige Modernisierung der Datenlandschaft ist dafür nicht zwingend nötig. Für Pilotprojekte genügt häufig ein sauber abgegrenzter Datenbestand.

Wer übernimmt Verantwortung?

KI ist keine reine IT-Aufgabe. Erfolgreiche Projekte verbinden Geschäftsführung, Fachabteilung und IT. Die Geschäftsführung definiert Ziele und Prioritäten, der Fachbereich kennt Prozesse und Anforderungen, die IT beurteilt Systeme, Schnittstellen, Sicherheit und technische Machbarkeit.

Bereits beim Pilotprojekt sollte außerdem geklärt werden, wie eine erfolgreiche Lösung später dauerhaft betrieben und auf weitere Bereiche ausgeweitet werden kann.

Wird die Anwendung tatsächlich genutzt?

Eine wirtschaftlich überzeugende KI bleibt wirkungslos, wenn Beschäftigte sie im Alltag umgehen. Deshalb müssen Anwendungen in bestehende Prozesse passen und klar vermitteln, welche Aufgaben sie übernehmen.

Häufig ersetzt KI keine vollständigen Tätigkeitsabläufe, sondern automatisiert Routinen, bereitet Informationen auf, erkennt Muster oder unterstützt Entscheidungen. Werden Mitarbeiter früh eingebunden, fließt zugleich ihr Wissen über Sonderfälle und praktische Probleme in die Lösung ein.

Klein starten, Skalierung mitdenken

Für mittelständische Unternehmen bietet sich deshalb meist ein klar abgegrenzter Pilot mit messbaren Zielen, definierten Verantwortlichkeiten und belastbarer Datenbasis an. Erst wenn Nutzen und dauerhafte Kosten feststehen, sollte die Anwendung ausgeweitet werden. So wird aus einem KI-Versuch ein belastbares Geschäftsprojekt.