Warum Datensicherung für Microsoft365 auch in der Cloud unverzichtbar ist
E-Mails sind zentrale Kommunikations- und Informationsmedien in Unternehmen, deren sichere Verwaltung oft eine Herausforderung ist. Datenverlust durch Cyberangriffe, versehentliches Löschen oder Dateikorruption kann Unternehmen gefährden.
Dienste wie SharePoint365 oder OneDrive bieten zwar Versionierung, ersetzen aber keine Datensicherung. Daher sind Mailbackup und Mailarchivierung essenziell – bei unterschiedlichen Ansätzen und Zielen. Welche Ansätze das sind und wo die Unterschiede liegen, erläutert folgender Beitrag.
Die Mailarchivierung speichert Kopien aller E-Mails langfristig, sicher, originalgetreu und schnell wiederauffindbar. Dies erfüllt auch rechtliche und regulatorische Anforderungen wie die DS-GVO. „Zertifizierte Mailarchive speichern E-Mails und Anhänge durchsuchbar und manipulationssicher“, erklärt Holger Priebe. „Archivierungssysteme ermöglichen den Zugriff auf historische E-Mails und stellen sicher, dass bestimmte Nachrichten für einen definierten Zeitraum unlöschbar bleiben.“ Unternehmen können die Aufbewahrungsparameter individuell festlegen, um spezifische Anforderungen zu erfüllen.
Ein Mailbackup sichert wichtige Daten, wie das E-Mail-Archiv, kurz- bis mittelfristig, um sie bei Bedarf wiederherzustellen. Dies stellt sicher, dass geschäftskritische Systeme auch bei Notfällen wie Systemausfällen oder Ransomware-Attacken verfügbar bleiben. Mailbackups sind Sicherheitskopien von E-Mail-Daten, die bei Verlust schnell wiederhergestellt werden können, und schützen vor versehentlichem Löschen oder Datenverlust. Professionelle Systeme können komplette Mailboxen bis hin zu einzelnen E-Mails zügig wiederherstellen. Die Daten können lokal, in der Cloud oder anderswo gespeichert werden.
(Seminar-Tipp: IT-Sicherheit von M365 – Sicheres Design und sichere Konfiguration)
Backup von Microsoft365-Daten
„Microsoft365-Tenants enthalten standardmäßig kein Backup,“ warnt Holger Priebe. „Auch wenn das Datenverlust-Risiko gering ist, sollten Administratoren Backup-Lösungen separat berücksichtigen.“ Die Daten liegen in Exchange Online (Mails), Teams, OneDrive und SharePoint365 und müssen im Datensicherungskonzept bedacht werden.
Bei der Auswahl der passenden Backup-Lösung sollten somit dringend verschiedene Parameter berücksichtigt werden:
Anforderungen definieren: Administratoren und Anwender müssen Anforderungen wie schnelle Wiederherstellung und gesetzliche Aufbewahrungsfristen festlegen.
Speicherort wählen: Daten können lokal oder cloudbasiert gesichert werden. Bei Cloud2Cloud-Sicherung ist Datensicherheit und Verschlüsselung wichtig.
Häufigkeit der Sicherung: Je nach Datenklassifizierung können unterschiedliche Sicherungszyklen sinnvoll sein, etwa täglich oder mehrmals täglich.
Datenmenge und Strategie: Die 3:2:1-Strategie empfiehlt drei Kopien auf zwei Medien, eine extern. Diese in der Theorie recht einfache Regelung kann in der Praxis jedoch zu großen Herausforderungen führen, etwa wenn ein Unternehmen keinen geeigneten zweiten Standort zur Verfügung hat. Hier bieten IT-Dienstleister oder Cloudhoster entsprechende Lösungen, um Backups verschlüsselt innerhalb von Deutschland offline via S3-Schnittstelle abzulegen.
Microsoft365-Backup as a Service (BaaS)
Die Gründe, Datensicherungen nicht am eigenen Standort zu speichern, sind vielfältig. Technische und betriebswirtschaftliche Aspekte spielen eine Rolle, da der Betrieb einer eigenen Backupinfrastruktur kostspielig ist und qualifiziertes IT-Personal erfordert.
IT-Dienstleister wie Netzlink Informationstechnik bieten Backup as a Service (BaaS) für Microsoft365-Umgebungen an. „Je nach Anforderung können Inhalte aus SharePoint365, Exchange365, OneDrive oder Teams gesichert werden. Alle Daten werden verschlüsselt in einem dedizierten Repository auf Netzlink-eigenen Servern in deutschen, zertifizierten Rechenzentren gespeichert. Dank redundanter WAN-Anbindungen sind parallele Backup- und Restore-Jobs möglich. Kunden erhalten bei Bedarf ein webbasiertes Adminportal zur zentralen Verwaltung und Wiederherstellung verlorener Daten“, erklärt Holger Priebe.
Mailbackup und Mailarchivierung sind zur Datensicherung unverzichtbar und ergänzen sich zu einer robusten Lösung für das Management von E-Mail-Daten, die den Anforderungen von Compliance, Sicherheit und Geschäftskontinuität gerecht wird. Unternehmen sollten niemals Mails ungeschützt und ohne Plan B in Postfächern belassen. IT-Dienstleister unterstützen bei der Auswahl und Umsetzung passender Lösungen.
Alessa Wesener, Head of Corporate Communications and Marketing bei Netzlink Informationstechnik
„Nutzen Unternehmen Microsoft365-Lösungen, ist im Leistungsumfang eines Tenants standardmäßig kein Backup enthalten“, mahnt Holger Priebe, Teamleiter Microsoft und VMware beim IT-Dienstleister Netzlink Informationstechnik.
